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行業動態

實現物業信息化的好處

文字:[大][中][小] 2015-1-9    瀏覽次數:1065    


  物業行業的信息化管理系統是物業行業與信息產業相結合的產物,從大量優秀企業的管理模式和成功案例中,提煉出具有共性的管理方案,將管理制度的建立、工作崗位的設置、辦理業務的手續等管理要素量化為具體的管理節點和處理流程,并將其編制為計算機軟件,在計算機網絡上運行處理各項管理業務。
  實施物業行業信息化管理具有很多優點:
  管理先進性
  物業行業管理系統絕不僅僅是一套計算機軟件,它首先是一整套的管理方案,來源于大量優秀企業的管理模式和成功案例,實施信息化管理就可將其管理精髓和成功經驗運用到自己的管理中,直接提升經營管理能力。
  管理規范性
  物業管理系統是將管理方案精確量化后的數字化產物,每個操作員只擁有有限的權限,只能處理被授權的業務,每一筆業務的操作都被明確規定,每個環節之間的約束在流程中得到控制。操作員只要按系統規定來操作,就可以將嚴格的管理方案貫徹到每個業務細節中,具有很強的可操作性。
  管理高效性
  物業的經營管理是一個復雜的過程,數據資料涉及規章制度、物業、設備、客戶、業主、經營范圍、商品資料、合同、財務單據,業務環節包括招商、租賃、合同變更、裝修、維護、收費、投訴處理等等,數據龐大、環節眾多,帶來了巨大的工作量。采用信息化管理,能完善各工作崗位的配合監督,大大縮短業務處理時間,大幅度提高管理數據的準確性和實時性,降低管理成本,并能提供完整的統計數據,實現管理的高效嚴密,為經營者的決策提供及時可靠的依據,最大限度提高效能。
  服務更優質
  各種費用準確,不會因計算錯誤發生糾紛;客戶辦理業務,能及時收到規范的單據憑證;通過網絡,能隨時查詢公司發布的資料;客戶投訴請求,能得到最快的響應處理;消費者的意見反饋,也能最快傳遞到管理層,為廣大經營戶和消費者提供更優質的服務,創建良好的企業形象和口碑。
  信息化是幫助物業管理公司跟上時代要求的最有效手段之一。信息化的核心是管理軟件,物業管理行業軟件發展的四個方向一定程度上反映了物業管理的發展方向,這四個方向是規范化、精細化(決策數字化)、集團化、經營化。最初級的物業管理軟件功能主要是收費,完全是記錄型軟件,替代手工記賬和處理票據,方便信息的記錄、增加、修改、刪除、查詢、統計,和物業管理公司的業務流程是相互獨立的。
  第一個發展方向是規范化,符合ISO9000標準的要求,把收費、工程、客戶服務、保安消防和清潔綠化等業務功能和流程都在軟件中實現,實現了過程可控,所有的活動、過程必須受控,在受控狀態下達標,從根本上預防問題的發生,建立并保持文件化的質量體系,滿足相關方的要求尤其是要考慮持續地滿足顧客需求,對體系的有效性定期評價,以實現持續地改進,減少人為失誤對公司業務的影響。
  第二個發展方向是企業集團化管理,清晰的進行授權和監控,既給予下級充分的發揮空間,又能夠實時掌控所有下級的管理過程和經營狀況,有效幫助物業管理公司跨地域、規模化發展。
  第三個發展方向是精細化(決策數字化)。軟件幫助管理者制訂計劃、預算,進行各種經營過程和結果的測量、統計分析,和績效考核、員工激勵進行關聯,并且輔助進行公司決策,使得物業管理公司不再只憑感覺拍腦袋進行計劃、預算、考評、獎勵、決策。
  最新的發展方向是經營化,如果物業管理公司只提供物業服務,能滿足一般性質的生活、工作需求,但遠遠不能達到物業資產的保值增值目的。對于物業管理公司來說,如果只收取物業管理費,營業收入有限,而人力成本越來越高,利潤空間會越來越薄;商用物業的租金收入規模往往是物業管理費的十倍甚至是幾十倍,無論是與業主分成、還是給業主固定回報,只要進行高效的經營管理,就能十倍甚至百倍的擴展利潤空間。
  隨著行業越來越成熟,不能做到規范化、規模化的物業管理公司將被淘汰,不能做到精細化、決策數字化、經營化的物業管理公司將無法持續盈利。
  信息化建設為物業管理創造的價值
  物業管理企業按照上述規劃進行信息化建設,將獲得以下價值:
  1) 規范管理流程;
  2) 提高業務運作效率;
  3) 開拓與客戶之間的雙向交流渠道;
  4) 提升客戶滿意度、降低成本、增加營收、增強市場競爭力。
  5) 提供新的經營模式和新的利潤來源;
  具體優點如下所述。
  高效、規范地處理各項業務
  1) 各種物業資料、檔案的電子化存儲方式;
  2) 各類業務數據的有效記載;
  3) 實現各種收費數據的電算化,效率至少提高10倍!
  4) 指引基層人員按照ISO9000規范模式運作,并有相應的監控機制;
  5) 客戶服務、維修、設備維護等事務的自動調度和提醒;
  6) 與客戶高效、互動式的溝通。
  7) 主動的客戶關懷手段;
  對人、財、物進行控制和調度
  1) 各類業務數據的快速查詢、匯總、統計員工績效考核的支撐平臺;
  3) 收支預算制定的工具;
  4) 預算執行情況的及時監控;
  5) 現金流預測;
  6) 各類物資采購、庫存、使用情況的監控。
  決策和監控,標準運作體系的建立和推廣
  1) 綜合統計分析決策支持;
  3) 知識管理的支撐平臺;
  4) ISO9000等質量體系文件的編寫、改版、管理;
  5) 質量體系執行情況的監控;
  6) 重大投訴事件的監控和處理;
  7) 市場推廣、宣傳的有效手段。
  8) 各業務線在數據電子化的基礎上,通過數據的統計匯總,為管理層的決策提供有效的數據支持;
  9) 根據統計結果,對標準體系進行調整和更新,使之更加符合管理要求,逐步優化達到最優效果。

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